Tökéletes rendezvények alapvető ismérvei

1. Célkitűzés

Az igazán sikeres rendezvényeknek alapvetően egy igazán fontos titka van, az pedig a célkitűzés! Számos esetben találkozhatunk azzal a problémával, hogy a szervezők elfelejtik az esemény fő célját és olyan kisebb dolgokra öszpontosítanak, fordítanak nagyobb energiát, amelyeknek kevésbé kellene akkora prioritást élvezniük. Egy szó, mint szász, a lényeg, hogy minden egyes dolognak, történésnek, részletnek a fő célt kell elősegítenie. Ha egy üzleti vacsorát, eljegyzési partit vagy esküvőt, esetleg céges rendezvényt szervezünk, ugyanez a séma használható!

2. Költségvetés tervezése

Biztosan előfordult már egy bevásárlás során, esetleg éppen egy rendezvény szervezése során, hogy bizony a költségek magasabbra kúsztak, mint ahogy azt az elején reméltük. Akadtak váratlan költségek, plusz pár ezer forint ide, pár tízezer oda.  Amennyiben mindent alaposan megtervezünk és leírunk, egyeztetünk az eseményen résztvevő szolgáltatókkal, dolgozókkal és mindent pontról pontra levezetünk, akár egy excel táblázatban, vagy bármilyen pénzügyi kalkulátorban, bizonyos, hogy a váratlan kiadások esélye a nullára fog redukálódni. Ha mégsem, akkor is erősen közelíteni fog hozzá.

3. Kapcsolati tőke a 21. század fizető valutája

Garantáljuk, ha körbenézel a telefonkönyvedben, esetleg Facebookon, vagy éppen megkérdezed azokat az embereket, akik biztosan jobbak nálad kapcsolatok terén, biztos, hogy tudnak ajánlani ezt és ezt és örömmel segítenek neked.

• Biztos,hogy lesz egy közülök, aki ismer egy jó rendezvényhelyszínt,rendezvénytermet!
• Biztos, hogy akad köztük legalább egy, aki már valami hasonlót szervezett, van tapasztalata! Legyen az esküvő szervezés, céges buli, legénybúcsú helyszín, vagy bármilyen eseményről is van szó!
• Biztos, hogy vannak olyanok, akik éppen azokon a területeken dolgoznak, amelyek egyikére szükséged lehet! Ilyen lehet a felszolgálás, videós-fotós, sminkes, rendszergazda-hálózat kezelő, zenész, ceremóniamester, rendezvényszervező vagy akár helyszín tulajdonos is!

4. A tökéletes már majdnem jó!

Mindig az lebegjen a szemed előtt, ami valaha neked a legnagyobb élményt okozta és próbálj meg attól jobbat alkotni! Hisz rosszat könnyű csinálni és arra is lehet emlékezni! Ne az legyen a cél, hogy azért emlékezzenek rád, mert rossz volt a helyszín, nem voltak finomak az ételek, rossz volt a hangulat! Ha lehetőség van a szolgáltatók tesztelésére, mint például egy esküvő esetén a zenész meghallgatására, catering szolgáltató esetén az ételek megkóstolására, helyszín esetén a bejárásra, akkor bizony érdemes ezeket a plusz köröket megtenni!

5. Ha nem megy egyedül, fordulj oda ahova lehet!

Nem szégyen, ha valaminek a szervezése nem a mi asztalunk! Fontos felmérni saját képességeinket és megtalálni azokat a személyeket, akik ebben jobbak, mint mi magunk! Ilyen például az az eset is, hogy a férfiak többsége nem ért a virágokhoz, így olyankor célszerű hölgy családtagjaink vagy szakértők segítségét kérni. Ilyenkor fontos, hogy olyan független profit kérdezzünk meg, akinek nem feltétlenül érdeke számunkra még plusz 5 szál virágot eladni a nagyobb haszon reményében!